オフィスの移転で失敗しない方法！ 簡単＆効率よく進めるコツを伝授！
近日中に、オフィスを移転したいとお考えではありませんか？ 現在のオフィスが使いづらい、従業員が増えて手狭になった、老朽化によって退去する必要があるなど、オフィスを移転する機会は、意外と多いですよね。しかし、実際にオフィスを移転したくても、どんなことを考えておくべきか、どんなことをやるべきかなど、よく分からないこともあるでしょう。
そこで今回は、オフィスの移転について詳しく解説します。
この記事を読むことで、オフィスを効率よく移転するポイントがよく分かります。オフィスを移転する予定がある人は、役に立つことでしょう。
1．オフィスを移転する際に考えるべきことは？
最初に、オフィスを移転する際にどんなことを考えるべきか、詳しく見ていきましょう。
1-1．新しいオフィスに必要な条件は何か
オフィスの移転では、新しいオフィスに必要な条件を考えることが大切です。具体的には、以下のような条件を参考に考えてみるとよいでしょう。
- 立地
- 周辺環境（商業施設・銀行・郵便局の有無など）
- 利用可能な公共交通機関の種類
- 初期費用や毎月の賃貸料
- 共用設備の内容（エレベーター・階段・トイレなど）
- 駐車場の有無
上記の条件について優先順位を決めておくと、新しいオフィスの物件探しに役立ちます。
1-2．いつまでにオフィスを移転すべきか
いつまでにオフィスを移転すべきか、具体的に確認しておきましょう。たとえば、現在のオフィスが老朽化により解体が決まった、賃貸契約満了に伴い退去することになった、増員に伴いオフィスが手狭になったなどのケースは、急ぐ必要があります。一方で、オフィス環境をリフレッシュしたい、移転により企業イメージをアップしたいなどの場合は、ある程度余裕を持って移転できるはずです。
1-3．新しいオフィスのレイアウトをどうするか
オフィスを移転する場合、新しいオフィスのレイアウトを考えておく必要があります。現在のオフィスが手狭で使いづらいと感じているのなら、レイアウトにも問題があると考えてください。まずは、新しいオフィスの間取り図を用意し、ワークデスクやキャビネットなどをレイアウトしていきましょう。業務を円滑に行えるよう、動線を考えてレイアウトするのがコツです。
1-4．現在のオフィスを原状回復する必要はあるか
賃貸物件では、解約に伴いオフィスを原状回復するのが一般的です。契約開始時と同様の状態に戻すには、相応の時間・労力・費用がかかります。また、いつまでに原状回復すべきかについても、貸し主に確認しておきましょう。場合によっては、原状回復のために移転スケジュールを変更することが必要です。なお、老朽化などによりオフィスが取り壊しとなる場合は、原状回復が不要なことがあります。
1-5．不用品の仕分け基準や処分方法はどうするか
不用品の仕分け基準や処分方法を決めておくと、移転作業がはかどります。不用品の仕分け基準については、以下をご覧ください。
- 汚れや傷みがひどい
- 不具合や故障などで正常に使えない
- 今後使用する予定がない
- 同じようなものが必要以上にある
また、不用品の処分方法については、この記事の「4．オフィスの移転に伴う不用品の処分方法」を参考に検討してみるとよいでしょう。
2．オフィスの移転スケジュールを立てる方法
オフィスの移転スケジュールを立てる方法について、具体的に見ていきましょう。
2-1．責任者や担当者を選定する
オフィスの移転スケジュールを立てる前に、担当者を選定しておくとよいでしょう。オフィスの移転業務全体を管理統括する責任者や窓口となる担当者を決めておくことで、さまざまな作業がスムーズに進みます。移転が間近になって多忙になったときのために、サブ担当者も決めておくことも大切です。
2-2．やるべきことをリストアップする
次に、やるべきことをリストアップしてみましょう。オフィスの移転では、移転前・移転後それぞれに、やるべきことがたくさんあります。具体的には、この記事の「3．オフィスの移転で発生する業務は？」を参考にしてください。やるべきことをリストアップしたら、いつまでにやるべきか確認しておきましょう。
2-3．移転予定日から逆算してスケジュールを組む
やるべきことをリストアップしたら、オフィスの移転予定日から逆算してスケジュールを組んでいきましょう。余裕を持って移転予定日を迎えられるよう、無理のないスケジュールを組んでください。早めにスケジュールを組むことで、いつまでにどんなことをやるべきかが分かりやすくなり、作業もれを防ぐことにもつながります。
2-4．必要な道具を揃えておく
オフィスの移転では、以下のような道具が必要になります。実際に移転作業を開始する前に、準備しておきましょう。
掃除道具
- 掃除機
- ほうき
- はたき
- バケツ
- 雑巾
- フロアーワイパー
- 使い捨てタイプの掃除用シート（ウェットタイプ・ドライタイプの両方）
- 住宅用中性洗剤
- 使い捨てタイプのゴム手袋
- マスク
- 三角巾
仕分け道具
- ゴミ袋
- ダンボール箱
- ビニールテープ
- 油性マジック
- 紙ひも
- はさみ
- カッター
作業し始めてから不足することがないよう、それぞれ多めに準備しておくとよいでしょう。
3．オフィスの移転で発生する業務は？
オフィスを移転する際に発生する業務について、詳しく見ていきましょう。
3-1．新しいオフィスの物件探しおよび賃貸契約
オフィスの移転では、最初に新しいオフィスの物件探しおよび賃貸契約を行うことになります。条件のよい物件は人気が高いため、見つけたら早めに契約できるように準備しておきましょう。なお、物件の条件がよくても、移転できるタイミングが合わないこともあるので注意してください。場合によっては、移転するタイミングを貸し主と交渉する必要があります。
3-2．現在のオフィスの解約手続き
新しいオフィスの賃貸契約を無事に終えたら、現在のオフィスの解約手続きに移りましょう。なお、契約内容によっては、2～6か月以上前に解約を申し出る必要があり、直前での解約は違約金が発生することがあります。そのため、オフィスの賃貸契約では、なるべく早く貸し主に連絡して解約日を決めることが大切です。このとき、敷金の精算方法などについても確認しておくとよいでしょう。
3-3．顧客や取り引き先への連絡
オフィスの移転が決まったら、顧客や取り引き先への連絡を忘れずに行ってください。顧客や取り引き先への連絡を忘れると、業務に支障が出る、信頼を失うといった可能性があります。連絡方法は、ハガキや電話・メールなどが一般的です。顧客や取り引き先との関係性も考慮し、失礼がない方法で早めに連絡しておきましょう。なお、オフィスの移転に伴い電話番号が変わる場合は、念のため、回線業者に転送サービスやメッセージサービスを依頼しておくと便利です。郵便物については、郵便局で転送手続きを行うと、新しいオフィスに転送してもらうことができます。
3-4．近隣への挨拶
オフィスの移転に伴い、近隣への挨拶も必要になります。オフィスの移転時には、騒音や振動が発生したり業者の車両が頻繁に出入りしたりして、近隣に迷惑がかかることがあるからです。しかし、事前に挨拶しておくことで、クレームにつながりにくくなります。移転作業をスムーズに進めるためにも、2週間程度前までに、近隣への挨拶を済ませておきましょう。
3-5．各種公共サービスの変更手続き
オフィスを移転する際、各種公共サービスの変更手続きも早めに行っておきましょう。具体的には、以下のような公共サービスの変更手続きが必要になります。
- 水道
- 電気
- 電話
- ガス
なお、移転のタイミングが遅れると、新しいオフィスで公共サービスが使えなくて不便です。また、現在のオフィスでの解約が遅れると、無駄な支払いが発生することがあるので注意してください。
3-6．契約中の各種サービスの解約もしくは変更手続き
以下のようなサービスを契約している場合、解約もしくは変更手続きを行ってください。
- 新聞や雑誌の購読
- オフィス家電やオフィス家具のリース契約
- 自社で契約中の保険
- そのほかに契約中のサービス
解約や変更手続きを忘れると、経費の無駄につながる、新しいオフィスで必要なサービスを利用できないなどの支障が出ることがあります。
3-7．不用品の仕分けと処分
オフィスの移転では、不用品を仕分けし処分することになります。オフィスには、想像以上に大量の不用品があるものです。オフィスの移転をスムーズに進めるにも、早めに手を付けることが必要になります。不用品の処分方法については、この記事の「4．オフィスの移転に伴う不用品の処分方法」を参考にしてください。
3-8．移転先でのオフィス機器やオフィス家具などの準備
オフィスの移転に伴いオフィス機器やオフィス家具などを買い替える場合は、移転予定日に間に合うよう早めに準備してください。中には、メーカー欠品や取り寄せとなり、納品に時間がかかることがあります。万が一、移転予定日に間に合わない場合は、現在使用中のものを使い続ける、一時的にでもリースするなどの方法を検討する必要があるでしょう。
3-9．必要な荷物を新しいオフィスへ運搬する
移転する準備が整ったら、必要な荷物を新しいオフィスに運びましょう。大きさや重量があるものは、引っ越し業者などに依頼してください。そのほか、重要書類やこまごまとしたもの、従業員の私物などは、手作業で運搬してもよいでしょう。新しいオフィスへすべての荷物を運搬・収納し終えたら、ひとまず完了です。
3-10．そのほかに必要な手続き
オフィスの移転では、そのほかにも以下のような手続きが必要になります。
- 年金事務所での変更手続き
- 労働基準監督署での労働基準法や安全衛生法に関する変更手続き
- ハローワークでの雇用保険事業主事業所各種変更届の提出
- 法務局での住所移転登記の手続き
- 税務署・都道府県税事務所での変更手続き
- 銀行の法人口座や法人用クレジットカードの変更手続き
4．オフィスの移転に伴う不用品の処分方法
オフィスの移転に伴う不用品を処分する方法について、詳しくご紹介します。
4-1．自治体回収にゴミとして出すことはできない
オフィスの移転に伴う不用品は、産業廃棄物扱いになります。そのため、自治体回収にゴミとして出すことはできません。万が一、一般家庭から出た不用品と偽って出した場合、廃棄物処理法違反として罰金刑が科されることもあるので注意してください。
4-2．メーカーや業者に回収してもらう
オフィスの移転に伴う不用品のうち、オフィス家電やオフィス家具などは、メーカーや業者に回収してもらう方法があります。基本的には有料回収となるため、事前に見積もりをもらって検討してみるとよいでしょう。なお、買い替えを伴う場合は、回収費用がサービスになることがあるので、確認してみてください。
4-3．不用品回収業者に処分を依頼する
不用品回収業者に依頼し、オフィスの移転で出た不用品を処分してもらうことも可能です。不用品回収業者に依頼すると、以下のようなメリットがあります。
- 都合のよい日時と場所で回収してもらえる
- 不用品を処分する労力や時間を大幅に節約できる
- 回収後は再販や再資源化などで有効活用してもらえる
- 大量の不用品をまとめて処分してもらえる
- 状態によっては買取してもらえることがある
なお、当ゼロプラスでもオフィスの移転に伴う不用品処分で豊富な実績があります。まずは、お気軽にお問い合わせください
4-4．買取に出す
オフィスの移転で出た不用品でも、まだキレイで十分に使えるものは買取に出すこともできます。
4-4-1．買取してもらえる不用品の条件は？
たとえば、以下のようなものは買取してもらえる可能性が高いでしょう。
- 年式が新しい
- 不具合や故障がない
- 外観に目立つ汚れ・傷・破損がない
- セット品
- タバコなどの臭いが気にならない
- 購入時の付属品が揃っている
特に、オフィス家電やオフィス家具などは、買取を強化している業者が多くなります。
4-4-2．不用品を買取に出す方法は？
オフィスの移転で出た不用品は、以下のようなところで買取してもらうことができます。
- 中古オフィス用品買取専門業者
- リサイクルショップ
- 不用品回収業者
- ネットオークション・フリマアプリ
上記のうち、不用品回収業者に依頼すると、都合のよい日時と場所で回収してもらえて重宝します。また、万が一買取不可になってもそのまま引き取り処分を依頼できて便利です。
5．オフィスの移転でよくある質問
最後に、オフィスの移転に関する質問に回答します。それぞれ参考にしてください。
Q．オフィスの移転は何か月前から準備すべきか？
A．特別な事情がない限り、6か月程度前から準備し始めるのがおすすめです。移転するまで6か月程度の期間があると、余裕を持って準備することができます。
Q．オフィスの移転時に不用品をそのまま残していったらどうなる？
A．貸し主から不用品の処分費用を請求されるのが一般的です。さらに、違約金が上乗せされることがあります。また、貸し主との信頼関係が壊れる、社会的信用を失うなど、デメリットばかりです。
Q．オフィスの移転作業は業務として行うべきか？
A．はい。基本的には、業務として行うべきです。移転作業は、できる限り業務時間内に行うようにしてください。時間外や休日に作業することになった場合は、時間外手当の支給や代休の付与が必要になります。
Q．オフィスの移転に適した季節は？
A．春や秋です。気温が穏やかで晴れの日が多いため、オフィスの移転がスムーズに進みやすくなります。また、春や秋は多くの企業の期首に当たることから、新たな気持ちで業務に取り組みやすいことも理由の一つです。ただし、業者の繁忙期に当たるため、移転費用が高くなりがち、希望の移転スケジュールを押さえにくいなどのデメリットもあります。
Q．移転先のオフィスに収納スペースが足りない場合はどうする？
A．再度不用品を仕分けして、処分することが必要になります。また、収納方法を見直すことも大切です。いろいろと工夫してもなお収納スペースが足りない場合は、トランクルームの利用などを検討してみるとよいでしょう。
まとめ
今回は、オフィスの移転について詳しく解説しました。オフィスの移転では、さまざまな業務が発生します。予定どおりスムーズに移転作業を進めるためには、最初に移転スケジュールを立てて何をいつまでに行うべきか、具体的に洗い出すことが大切です。また、必要な手続きは早めに進め、もれがないようにしましょう。なお、オフィスの移転に伴う不用品は、信頼できる不用品回収業者に処分を依頼すると便利です。当ゼロプラスでも、オフィスの移転に伴う不用品処分で数多くの実績があり、大変ご好評をいただいています。見積もりは無料ですので、お気軽にお問い合わせください。
